Регламент  международной любительской федерации самбо (ФИАС)

 

 

Утверждено XVII Конгрессом

ФИАС (ноябрь 2006 г., София, Болгария)

 

 

 

I. Положения по подготовке и проведению международных соревнований по самбо Международной любительской федерации самбо (ФИАС)*

 

Международные соревнования по самбо проводятся под эгидой ФИАС на основании Устава и решений ФИАС,  Международных правил по самбо, согласно утвержденного календаря соревнований.

 

 

1.           Выбор кандидатуры (страны) по проведению Чемпионата и Кубка  мира  по самбо.

 

Национальные Федерации, являющиеся членами ФИАС, желающие провести Чемпионат или Кубок мира по самбо  подают письменную заявку на имя Генерального секретаря ФИАС, не позднее двух лет до даты проведения соревнований, обозначенных в календаре соревнований.

Заявки рассматриваются на конкурсной основе. В ней указываются следующие данные:    

-              название соревнований;

-              точную дату проведения соревнований; 

-              место проведения (город);

-              данные о месте проведения соревнований (спорт зал) и других необходимых объектах;

-              данные о размещении (условия и цены проживания);

-              данные о финансовых гарантиях национальных федераций, спонсоров;

 

Заявки национальных федераций о проведении Чемпионата или Кубка мира рассматривается на заседании Исполкома ФИАС.

Окончательное решение о выборе страны организатора соревнований принимается на Конгрессе ФИАС,  не позднее чем за 1 год до начала соревнований.

 

 

 

2.           Права и обязанности проводящей организации.

 

Национальная Федерация, получившая на конкурсной основе право проведения Чемпионата или Кубка мира, обязана:

-              создать Организационный комитет по подготовке и проведению соревнований;

-              разработать подробную программу проведения спортивного мероприятия;

-              предоставить финансовый план с анализом всех расходов необходимых для проведения данных соревнований.

Программа проведения и финансовый план должны быть предоставлены Исполкому ФИАС для утверждения не позднее, чем 6 месяцев до начала соревнований.

Все последующие изменения вносимые проводящей организацией после утверждения должны быть согласованы с Исполкомом ФИАС.

Президент Национальной федерации как организатор соревнований несет персональную ответственность перед Исполкомом ФИАС за подготовку и проведение Чемпионата или Кубка мира.

Исполком ФИАС имеет право направить Председателя спортивной технической комиссии в Организационный комитет с целью оказания практической помощи в подготовке и проведении соревнований.

 

2.1.           Финансовые условия: 

 

Единый годовой членский взнос от национальной федерации самбо в ФИАС установлен в размере 500 долл. США и оплачивается в ФИАС до 10 января года, следующего периоду оплаты.

Лицензионная книжка – стоимость 10 долларов США.

Годовые лицензии для спортсменов за участие в официальных соревнованиях ФИАС:

Взрослые и ветераны        -   25 долларов США

Молодежь (19-20 лет)       -   25 долларов США

Юниоры (17-18 лет)          -   25 долларов США

 

Национальная федерация платит взнос в Оргкомитет чемпионатов и кубков мира в  размере 75 долларов США за человека в день. Данный взнос покрывает расходы  за проживание в гостиницах не менее 3-х звезд, трехразовое питание,     трансфер от гостиницы до мест проведения соревнований и обратно. Трансфер от а/п до гостиницы и обратно оплачивается делегацией отдельно по предварительному согласованию с организаторами. 

 

Оргкомитет предоставляет 3 варианта проживания для делегаций участников и определяет крайние сроки для бронирования проживания делегации-участниками (а также соответствующие штрафные санкции для организаций, нарушивших сроки бронирования)

В случае, если делегация-участник соревнований самостоятельно решает вопросы проживания и питания, национальная федерация оплачивает в Оргкомитет соревнований единовременный взнос в размере 75 долларов США за члена делегации. (организаторы соответственно обеспечивают трансферы  от  а/п до гостиницы, от гостиницы до а/п, а делегации самостоятельно оплачивают трансфер   от гостиницы до (и обратно) мест проведения соревнований.

 

Принимающая сторона также несет расходы по трансферам от а/п до гостиницы и обратно, от места проживания до места проведения соревнований, заседаний  и обратно; проживанию  в гостинице не ниже 3-х звезд и трехразовому питанию Президента, Генерального секретаря и Председателя судейской комиссии ФИАС, а также Главного судьи, Главного секретаря и 20 судей соревнований (чемпионаты и первенства мира). 

 

ФИАС осуществляет оплату проезда и работы Председателя судейской комиссии ФИАС, Главного судьи и Главного секретаря (3 чел), а также их работы по 100 дол. США в сутки, (работа Председателя судейской комиссии, Главного судьи и Главного секретаря оплачивается на два дня больше периода проведения соревнований) и оплату работы 20 судей (чемпионаты и первенства мира) из расчета 50 дол. США за день работы в период проведения соревнований.

 

Проводящая организация обязана приготовить наградную атрибутику, для каждой весовой категории, включающую в себя:

·        комплект медалей для каждой весовой категории

·        2 золотых (для чемпиона и тренера чемпиона);

·        1 серебряная;

·        2 бронзовые;

·        комплект дипломов (согласно занятых мест);

·        ценные или денежные призы для призеров соревнований;

·        а также при подведении итогов командного первенства проводящая организация обязана приготовить кубки для каждой возрастной группы(мужчины, женщины, юниоры юниорки, юноши и девушки) за 1 место, 2 место и 3 место.

  В командных соревнованиях необходимо предусмотреть кубки за I; II; два III места.

Пять  лучших судей по итогам соревнований награждаются ценными призами.

В своих бюллетенях организаторы соревнований обязаны подробно сообщить обо всех расходах, которые понесут национальные федерации в связи с участием в Чемпионате, Первенстве, Кубке Европы.

 

2.2.           Информирование и реклама.

 

Организаторы обязаны предоставить необходимую информацию, программу проведения соревнований всем национальным федерациям предварительно согласовав их с Исполкомом ФИАС.

Организаторы обязаны рекламировать через средства массовой информации (газеты, радио, телевидение) предстоящие соревнования для популяризации и развития самбо в стране, проводящей данное спортивное мероприятие и в Европе.

Телевизионные права на показ чемпионатов и кубков Мира принадлежат ФИАС .

 

2.3.     Проживание.

 

Организаторы обязаны забронировать номера в гостиницах не ниже 3-х звезд для членов делегаций национальных федераций. Своевременно информировать о количестве мест проживания и их цене.

Обеспечить все национальные федерации трехразовым питанием.

 

2.4.     Встреча членов национальных делегаций.

 

Организаторы обязаны гарантировать свободный въезд в страну и выезд из страны пребывания.

Принимающая сторона обязана организовать офисы для приема и отправки национальных делегаций, которые должны находиться в местах проведения соревнований, в аэропорту и ж.д. вокзале.

 

 

2.5. Транспорт.

 

Организаторы обязаны обеспечить транспортом для доставки членов национальных делегаций из аэропорта и ж.д. вокзала до гостиниц и спортивного зала и во время проведения соревнований из гостиниц до спортивного зала.

В случае, если организатор не может обеспечить транспорт за счет оргкомитета, то расходы по оплате трансфера  несут национальные федерации из расчета 10 долларов США  на одного члена делегации.

 

2.6. Аккредитация.

 

Организаторы обязаны изготовить аккредитации для всех участников соревнований, судей, членов Исполкома, почетных гостей, журналистов, обслуживающего персонала и службы безопасности.

 

3. Проведение соревнований.

 

3.1. Мандатная комиссия.

 

Организаторы обязаны обеспечить отдельный офис для мандатной комиссии. Полномочия мандатной комиссии регламентированы ст.4 Международных правил по самбо.

Руководители делегаций национальных федераций представляют в мандатную комиссию следующие документы:

-              заявку команды, подписанную Президентом национальной федерации для участия в соревнованиях (согласно приложению №7 Правил);

-              паспорт;

-              международную лицензию участника;

-              квитанцию об оплате национальной федерацией годового членского взноса;

-              кроме того, руководители национальных федераций обязаны предоставить 2 два национальных флага и сокращенную версию национального гимна.

 

3.2. Взвешивание.

Официальное взвешивание проводится за день до начала соревнований, порядок и время взвешивания указывается в Положении.

Официальное взвешивание должно строго отвечать всем требованиям ст.6 Международных правил по самбо.

В случае проведения соревнований в два дня, взвешивание проводится через вес, с меньшей категории (например, мужчины 52…62…74…90…+100; женщины 48…56…64…72…+80 и т.д.).

Если соревнования проводятся в три дня, то взвешивание проводится через две категории, начиная с меньшей (например, мужчины 52…74…100; женщины 48…60…72 и т.д.).

Взвешивание проводится строго один раз накануне соревнований для данных весовых категорий, никаких довзвешиваний в день соревнований не допускается. Организаторы соревнований обязаны предусмотреть весы для контроля веса в местах проживания участников.

 

3.3. Жеребьевка.

 

Главный судья соревнований ответственен за проведение жеребьевки участников. Жеребьевка может проводиться в двух вариантах.

Первый вариант: жеребьевка по весовым категориям проводится во время взвешивания. Каждый участник после прохождения официального взвешивания вытягивает номер, на основании которого определяется место в подгруппе, для участия в соревнованиях (без рассеивания сильнейших).

Второй вариант: жеребьевка проводится в день приезда после аккредитации с рассеиванием сильнейших по предварительным заявкам посредством компьютера.

 

3.4.Место проведения соревнований.

 

Главный судья обязан проверить готовность к соревнованиям помещения, оборудования, инвентаря, соответствия их требованиям Международных правил по самбо.

Составить акт приемки места проведения соревнований, а также убедиться в наличии необходимой документации.

Организаторы обязаны предусмотреть в месте проведения соревнований, следующие помещения:

-              зал для заседаний;

-              помещение для работы Исполкома;

-              помещение для судей (отдельное помещение для Главного судьи и Главного секретаря);

-              раздевалки с ключами, туалеты и души для участников (мужские и женские);

-              помещение скорой помощи;

-              помещение для массажа;

-              пресс-центр с факсом и телефоном;

-              помещение для интервью;

-              помещение для взвешивания (мужское и женское);

-              помещение для разминки спортсменов;

-              помещение для отдыха спортсменов, судей и членов исполкома;

 

Организаторы обязаны обеспечить соответствующим инвентарем спортивный зал:

-              электронные весы для взвешивания (три штуки);

-              борцовские ковры в соответствии с правилами по самбо (три штуки);

-              электронное табло со звуковым сигналом для информации зрителям и участникам о ходе схватки (три штуки);

-              секундомеры (три штуки)

-              один центральный стол для членов исполкома с двадцатью стульями;

-              один стол для Главного судьи с двумя стульями;

-              один стол для Главного секретаря с двумя стульями;

-              один стол у каждого ковра с десятью стульями для судей;

-              один стол у каждого ковра для судей при участниках;

-              один стол с тремя стульями для медицинского персонала у каждого ковра;

-              один микрофон за столом у каждого ковра и один за центральным столом;

-              один большой информационный щит для информации участников и представителей о программе, графике и ходе соревнований.

 

Кроме того, для работы секретариата соревнований необходимо: 

 

-              два компьютера с принтерами;

-              два ксерокса;

-              расходные материалы (бумага, картриджи для принтеров и ксероксов, папки, скоросшиватели, скрепки, ручки и другие канцтовары).

Организаторы обязаны предусмотреть места в спортивном зале для участников, гостей, официальных лиц, представителей прессы и телевидения. Вход в спортивный зал допускается только по аккредитациям.

 

3.5.Состав судейской коллегии и вспомогательный персонал.

Состав судейской коллегии рекомендуется ФИАС. Работа судейской коллегии регламентируется разделом 3 Международных правил по самбо. Для успешной работы судей организаторы обязаны предоставить в распоряжение судейской коллегии вспомогательный персонал:

-              курьера для доставки протоколов хода соревнований в секретариат;

-              курьера для доставки протоколов до центрального стола;

-              двух инженеров-электронщиков для бесперебойной работы компьютеров и электронных табло;

-              двух лиц на каждый из ковров для сопровождения спортсменов на схватку;

         Бесперебойную работу обслуживающего персонала обязан обеспечить комендант соревнований, в том числе и работу службы безопасности.

 

3.6. Торжественное открытие соревнований.

 

Организаторы обязаны подготовить торжественное открытие.

        

а) Делегации стран участников соревнований выстраиваются в алфавитном порядке с национальными флагами и табличками с названиями стран.

б)   Команда страны, проводящей соревнования выходит на парад последней.

в) Судейская коллегия занимает места согласно распределения по коврам, напротив участников.

г)  При исполнении национального гимна страны организатора поднимается государственный флаг страны организатора, а затем флаг ФИАС.

         Присутствующих на церемонии открытия первым приветствует Президент страны или Председатель Оргкомитета. Затем слово для приветствия предоставляется Президенту ФИАС. Президент ФИАС официально открывает соревнования.

 

3.7. Проведение соревнований.

 

Соревнования проводятся согласно Положения о соревнованиях, составленного на основе Международных правил по самбо. Во время схватки у ковра может находиться только судейская коллегия, медицинский персонал и тренер секундант каждого из участников. Спортсмен направляется на ковер в сопровождении специально определенного лица (вспомогательного персонала).

 

 

3.8. Церемония награждения.

 

После окончания финала в каждой весовой категории, все спортсмены данной категории, завоевавшие призовые места и тренер чемпиона, одетые  в спортивные костюмы национальных федераций, собираются в указанном организаторами месте для награждения.

Судейская коллегия, занимает места, указанные организаторами (обычно напротив зрителей).

Диктор произносит фамилию, имя, название страны, после чего спортсмен становится на пьедестал, согласно занятого им места.

Награждение производит Президент ФИАС с Президентом национальной федерации страны организатора.

После вручения наград поднимаются национальные флаги призеров в данной весовой категории, одновременно звучит гимн страны победителя. В конце церемонии награждаются пять лучших судей по итогам прошедших соревнований.

 

3.9. Церемония закрытия соревнований.

 

Церемония закрытия соревнований проводится по регламенту церемонии проведения соревнований. После награждения последней весовой категории в присутствии судейской коллегии, стоящей в шеренгу по одному напротив участников Президент ФИАС объявляет о завершении соревнований. После этого спускается национальный флаг страны организатора и флаг ФИАС  под звуки национального гимна страны-хозяйки соревнований. Флаг ФИАС передается делегату национальной федерации организатору следующего Чемпионата или кубка Мира.

 

4.Организация пресс-службы.

 

Организаторы соревнований обязаны организовать для работы журналистов и фоторепортеров пресс-центр. Пресс-центр должен быть оснащен:

-              несколькими  компьютерами, подключенными к Интернету;

-              полки для информационных бюллетеней и протоколов;

-              множительная техника (копировальные аппараты);

-              телекоммуникационное оборудование  с минимальным количеством факсимильных аппаратов (на Чемпионате и кубке мира среди взрослых 10 аппаратов, на Чемпионате и Кубке мира среди юниоров, юношей – 5 аппаратов).

 

         Все корреспонденты несут самостоятельные расходы за телефонные разговоры и использование факсимильной связи.

         Организаторы обязаны обеспечить пресс-центр руководителем и обслуживающим персоналом. Руководитель пресс-центра осуществляет непосредственную связь с секретариатом соревнований. Все корреспонденты радио, газет и телевидения могут получить информацию только в пресс-центре. Пресс-центр обязан подготовить конечную документацию со всеми результатами соревнований. График работы пресс-центра должен быть удобен для всех журналистов. Организаторы обязаны обеспечить размещение для аккредитованных журналистов и фоторепортеров. Расходы на размещение и питание представителей СМИ, заявленных национальными федерациями должны гарантировать соответствующие национальные федерации.

 

 

 

 

 

II. Положения по подготовке и проведению Конгресса ФИАС

 

1. Общие положения.

Конгресс является высшим руководящим органом. Деятельность Конгресса регламентирована Уставом ФИАС

 

1.1. Дата  и место проведения заседания Исполкома и Конгресса  ФИАС

 

Заседание Исполнительного комитета ФИАС проводится до начала Конгресса ФИАС

Конгресс ФИАС проводится в день, предшествующий чемпионату Мира  по самбо среди взрослых  в соответствии со сроками   Календаря международных соревнований ФИАС.

Очередной  Конгресс ФИАС как правило проводится  в течение 4 часов с перерывами на 15 минут через каждый час.

Рекомендуется место проведения Конгресса  организовать в гостинице проживания членов Конгресса.

 

 

2. Организация, ответственная за проведение Конгресса ФИАС

 

Национальная федерация, осуществляющая проведение чемпионата мира по самбо среди взрослых  (далее «Организаторы») несет ответственность за проведение соответствующего Конгресса ФИАС, и берет на себя необходимые расходы по обеспечению регистрации участников Конгресса и работы Конгресса.

Организаторы обязаны создать  организационную группу по подготовке и проведению Конгресса, и осуществляют решение следующих вопросов:

 

2.1.   Визовая поддержка

своевременно обеспечить визовую поддержку всем делегатам, прибывающим на Конгресс.

 

2.2.  Безопасность

обеспечить безопасность проведения Конгресса и контроль доступа в зал проведения мероприятий. Работу службы безопасности обязан обеспечить комендант Конгресса ФИО и контактный телефон которого должны быть сообщены руководству ФИАС. 

 

2.3. Протокольная запись Конгресса.

обеспечить во время проведения Конгресса протокольную аудио или видеозапись Конгресса. 

 

 

2.4. Регистрация участников Конгресса   

 

Организовать и обеспечить регистрацию делегатов, наблюдателей, гостей Конгресса.

 

2.5. Транспортировка и размещение.  

Обеспечить:

·        транспортировку от места прибытия (вокзал, аэропорт)  до места проживания;   

·        транспортировку  от мест проживания до мест проведения  Конгресса и соревнований;

·        проживание в гостинице (гостиница - не ниже 3-х звезд);

 

2.6. Оповещение участников Исполкома и Конгресса ФИАС. 

 

Своевременно разместить:

 

а)  объявление о дате, времени и месте и регистрации на Исполком и Конгресс ФИАС и указатели к столам проведения регистрации  (у рецепции в гостинице, на английском, французском и русском языках)

 

б)  объявления о дате, времени и месте работы Исполкома и   Конгресса  ФИАС (указатели к месту проведения Исполкома и Конгресса на английском, французском и русском языках)

 

2.7. Персонал по обеспечению подготовки и проведению Конгресса:

2.7.1. технический персонал

для обеспечения регистрации* участников конгресса,  содействия по проведению Исполкома и Конгресса ФИАС, взаимодействия с мандатной комиссией ФИАС и обеспечения секретариата Конгресса  (не менее 10 человек, из которых 3 чел со знанием англ и/или фран. языков).

(* проверка мандатных форм, выдача материалов Конгресса, мандатов для голосования, атрибутики ФИАС, учета и регистрации всех участников и гостей Конгресса)  

 

2.7.2.  переводчики (не менее 7 чел.) 

·              2 переводчика для перевода с русского языка (либо английского) на язык страны проведения Конгресса;

·              1-2 переводчика с  языка страны проведения Конгресса

на  французский;

·              1 переводчик с   языка страны проведения Конгресса на испанский (желательно);

·              1-2 переводчика с   языка страны проведения Конгресса на английский;   

 

2.7.3. Персонал для работы в Зале во время Конгресса:

·        Персонал для ведения протокола Конгресса – стенографисты   ( по согласованию)

·        Персонал для ведения звукозаписи  Конгресса  (диктофон) 

·        Персонал для фотографирования и видеосъемки Конгресса

·        Синхронные переводчики (см. пункт 2.8.2.)

·        Технический персонал для обслуживания аппаратуры

·        Технический персонал для рассаживания гостей и голосующих;  передачи записок из зала в Президиум (требуется знание языков)

·              Персонал для организации  буфета (кофе, чай, напитки и легкие закуски) до начала Конгресса и во время перерывов

 

2.8.  Помещения:

2.8.1. Зал  для проведения заседания Исполкома ФИАС, отвечающий следующим требованиям:

а) вместимость:   20 чел;

б) оборудование:

1. стулья, сиденья по количеству участников заседания Исполкома ФИАС;

2. стол(ы) или кресла с откидными столешницами,  на которых разместить: 

·        таблички с Именами и должностями членов Исполкома

·        писчую бумагу (формата А4), ручки, карандаши для работы делегатов

·        минеральную воду, стаканы (если нет возможности установить на столешницах – предусмотреть наличие воды в малых бутылках в зале заседания Исполкома ФИАС)

 

2.8.2. Зал для проведения конгресса, отвечающий следующим требованиям:

а)  вместимость:   100-120 человек;

б) оборудование:

1. стулья, сиденья по количеству участников и гостей Конгресса;

2. стол(ы) или кресла с откидными столешницами (для делегатов) на которых разместить: 

·  таблички с наименованиями стран и соответствующие флажки из расчета по три делегата от каждой национальной федерации. Размещать таблички и флаги необходимо в соответствии  порядком   расположения букв в алфавите страны-организатора.  

·  писчую бумагу (формата А4), ручки, карандаши для работы делегатов

·  минеральную воду, стаканы (если нет возможности установить на столешницах – предусмотреть наличие  воды в малых бутылках в зале проведения  Конгресса)

 

3. 6-7 столов (для гостей, секретариата Конгресса, технических служб (аудио-видео запись). На столах обеспечить писчую бумагу (формата А4), ручки, карандаши для работы, минеральную воду, стаканы.

4. стол Президиума на 4-5 человек. На столе должен быть флаг ФИАС и флаг страны-организатора, таблички с указанием должностей и имен членов Президиума, а также  писчая бумага (формата А4), ручки, карандаши для работы и бутилированная минеральная вода, стаканы.

в) техническое оснащение:

·  Аппаратура для усилении звука

·  Микрофоны (желательно по количеству голосующих) или 4-5 переносных

·  Наушники по количеству всех присутствующих

·  Будки и оборудование для синхронного перевода

·  (при организации последовательного перевода  – обеспечить  места для переводчиков рядом с соответствующими делегатами.) Пожалуйста уточните у руководства ФИАС. 

·  Компьютер с выводом информации на экран ( по согласованию с докладчиками)

·  Экран для демонстрации

·  Доска

·  Магнитофон-диктофон для аудиозаписи

г) оформление: желательно оборудовать зал баннерами, отражающими характер проводимого мероприятия, цветами и большими флагами ФИАС и страны-организатора, символикой ФИАС и другой согласованной атрибутикой ФИАС.

2.8.3. Помещение для работы секретариата Конгресса

а)  вместимость:   10-15 человек;

б) оборудование:

·              Столы для справочной службы (стулья)

·              Столы для транспортной службы (стулья)

·              Оргтехника – персонал, обеспечивающий пользование оргтехникой. 

·              Телефон,  с выделенной линией междугороднего и международного доступа (или обеспечить  возможность купить телеф.карты международного доступа)                                   

·              Факс, с выделенной линией междугороднего и международного доступа (или обеспечить  возможность купить телеф.карты международного доступа)                                    

·              Принтер с полным (новым) картриджем ( настроить с компьютером)

·              Компьютер (с USB), выходом в Интернет , монитор, мышь, Cd Rom, клавиатура;  базовые софты (Ворд, и прочее), настроить с принтером.

·              Сканер (при возможности)

·              Копировальный аппарат

·              Чайник электрический

·              Чайная посуда или пластиковые стаканы для горячей воды

·              Чайные ложки

·              Бумага  А4 ( 2 коробки)

·              Факсовая бумага ( 4 рулона)

·              Ручки

·              Карандаши

·              Линейки

·              Стэплер

·              Антистеплер

·              Ножницы

·              Ластик

·              Скрепка большая- 10 пачек

·              Скрепка маленькая- 10 пачек

·              Дырокол

·              Маленькая клейкая бумага

·              Лента Скотч – узкая – 3 шт

·              Лента Скотч – широкая 5 шт 

·              Конверты (мал)

·              конверты

 

 

2.8.4. Место для регистрации участвующих в заседании Конгресса

 

 (в холе перед конференц-залом Как минимум за 30 мин. До начала Конгресса)

Согласно прилагаемой схеме (Приложение №1) необходимо

·  5 столов

·  11 стульев

·  13 чел

Процедура регистрации регламентирована инструкцией по проведению регистрации делегатов, прибывших на Конгресс ФИАС  (Приложение № 2)

 

2.9. Буфет.

 

Организовать питание для участников Исполкома ФИАС, Конгресса ФИАС. Предусмотреть чай, кофе, сливки, сахар, печенья или другие легкие закуски для:

1.      Участников заседания Исполкома ФИАС (из расчета 20-25 чел)

2.      Участников Конгресса во время кофе-брейков ( из расчета 150 чел)

3.      секретариата ФИАС, персонала, обеспечивающего регистрацию участников Конгресса (из расчета 15-20 чел)

 

Приложение № 1

 

 

 

Приложение №2

 

Порядок проведения регистрации делегатов, прибывших на Конгресс ФИАС

 

 

I. Стол №1, №2, №3 ( Европа, Азия, Америка/Африка/Австралия и Океания. Голосующие и делегаты с правом совещательного голоса.

1.      Проверить у делегата наличие Мандатной формы (см. Образец Приложение 1)

при наличии заполненной, правильно оформленной завизированной и заверенной печатью федерации Мандатной формы:

2.      Сделать в «Сводном регистрационном списке» отметку о наличии у делегата заполненной, завизированной и заверенной печатью федерации Мандатной формы (см. Приложение 2: «Сводный регистрационный список»); 

3.      Забрать заполненную, завизированную и заверенную печатью федерации Мандатную форму;

4.      Заполнить «Регистрационный формуляр» данными делегатов соответственно Мандатной форме, записать в формуляре номер предназначаемого для делегата Мандата или билета участника (один формуляр на каждую федерацию – см. файл - Приложение 3);  

5.      Попросить расписаться делегатов в «Регистрационном формуляре» напротив своих данных;

6.      Заполнить приложенные к «Регистрационному формуляру» 1 Мандат (зеленого цвета, для голосующего) , 2 Билета Участника (красного цвета, с правом совещательного голоса) в соответствии с утвержденными ими данными из «Регистрационного формуляра»  (см. в Приложении 3);

7.      Выдать делегатам заполненные 1 Мандат и 2 Билета Участника

8.       Выдать делегатам информационные папки по конгрессу.

9.      Сделать в «Сводном регистрационном списке» отметку о произведенной выдаче билетов с мандатом и папки

10. Положить заполненную, завизированную и заверенную печатями  «Мандатную форму» вместе с  заполненным и завизированным «Регистрационным формуляром обратно в файл-Приложение3. 

11.  По окончании регистрации делегатов все заполненные регистрационные материалы сдать в Мандатную комиссию (Стол №5)  

при отсутствии Мандатной формы и/или ее неверном заполнении (отсутствии подписей и/или печатей)

1.      Сделать в «Сводном регистрационном списке»  отметку об отсутствии у делегата заполненной, завизированной и заверенной печатью федерации Мандатной формы (см. Приложение 2: «Сводный регистрационный список»); 

2.      Направить делегатов к Столику №5 «Мандатная комиссия»

 

II. Столик №4 . Гости .